Secondary Executive Assistant

L’International French School de Singapour recherche un-e assistant-e de direction dynamique et organisé-e pour rejoindre notre établissement scolaire. Sous la supervision directe des proviseurs adjoints, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’école secondaire en assurant des tâches de soutien administratif et de coordination. Vous agirez comme point de contact principal auprès des interlocuteurs et parties prenantes internes et externes de l’IFS. Ce poste exige des compétences solides en communication, en organisation, ainsi qu'une grande capacité d'adaptation dans un environnement en constante évolution.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision des proviseurs adjoints, l’assistant-e se verra confier les missions suivantes :

1- Missions principales et transversales : 

• Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes de l'école secondaire IFS.
  

• Assister les proviseurs adjoints de l'école secondaire dans la gestion et l'organisation administrative de l'école secondaire. 
  

• Soutenir les opérations quotidiennes de l'école :
  

• Travailler de manière transversale avec les différents départements de l'école secondaire pour en assurer le bon fonctionnement quotidien.
  

• Assurer la communication interne et externe, avec les différents services de l’établissement, les familles, les élèves et les partenaires extérieurs, via divers canaux (notes de service, courriers, emails, Pronote, Eduka, etc.).
  

• Coordonner et gérer l'agenda de l'école secondaire, planifier les rendez-vous, les réunions.
  

• Assister les proviseurs adjoints dans la préparation et le suivi des réunions (convocations, préparation des documents, prise de notes et rédaction de comptes rendus).
  

• Assurer la gestion des absences et des remplacements des professeurs, l’actualisation des emplois du temps via les logiciels Index Education (Pronote et EDT).
  

• Appuyer l’organisation des événements scolaires, des réunions d’information, des projets et voyages scolaires.
  

• Participer à la collecte de données et à leur analyse ainsi qu’à la gestion et à la mise à jour des bases de données et des archives.
  

• Toute autre tâche liée au fonctionnement quotidien de l’école secondaire.
  

2- Missions relatives aux examens : DNB et IGCSE

• Assurer la communication spécifique aux familles
  

• Apporter une assistance au service des examens (mise en œuvre des examens blancs et réels, saisie des données relatives au contrôle continu et aux examens blancs, organisation de la cérémonie de remise des diplômes).
  

3- Missions relatives à l’admission et à l’orientation des élèves : 

• Veiller au respect des procédures d'admission et à l'organisation des tests d’entrée nécessaires.
  

• Participer aux commissions d'admission.
  

• Gérer le suivi des procédures d'inscription pédagogique et d'orientation (notamment en fin de 3e et de 2nde).
  

COMPÉTENCES, EXPÉRIENCE ET FORMATION REQUISES

• Diplôme de niveau BAC+2, de Licence ou de Master en gestion, administration, ou secrétariat
  

• Expérience significative en assistance de direction : au moins 3 ans en tant qu’assistant-e administratif-ve, secrétaire ou assistant-e de direction, dans des environnements de travail exigeants
  

• Solides compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais, afin de faciliter les communications avec les partenaires francophones et anglophones (professeurs, parents, personnels éducatifs, etc.).
  

• Excellente capacité à gérer des tâches multiples, à établir des priorités de manière efficace et à être proactif.
  

• Sens aigu de l’organisation et grande rigueur dans la gestion des priorités
  

• Discrétion, confidentialité et capacité à gérer des informations sensibles
  

• Aptitude à travailler de manière autonome et à faire preuve de proactivité tout en étant capable de collaborer étroitement avec les équipes pédagogiques et administratives
  

• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office Suite, Google Workspace) 
  

• Aisance dans l’utilisation quotidienne des nouveaux outils informatiques (EDT et Pronote Index Education).
  

• Capacité à traiter les informations sensibles avec confidentialité, de manière professionnalisme, et agir en tant que conseiller de confiance.
  

RELATIONS DE TRAVAIL

• Proviseurs adjoints
  

• Professeurs
  

• Vie scolaire
  

• Parents et élèves 
  

• Services des fonctions supports
  

• Partenaires extérieurs
  

REPORTING

Proviseurs adjoints de l'École secondaire

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste à temps plein de 42 heures/semaine
  

• Rémunération basée sur l'expérience et la grille de salaire de l’IFS
  

• 8 semaines de congés annuels durant les vacances scolaires
  

Si vous êtes rigoureux(se), organisé(e), possédez d'excellentes compétences administratives et relationnelles, et que vous êtes motivé(e) par le travail au sein d'un établissement scolaire dynamique, nous vous encourageons vivement à postuler.

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The International French School in Singapore is looking for a dynamic and organised Executive Assistant to join our school. Under the direct supervision of the Deputy Heads, you will play a key role in the smooth running of the Secondary School by providing administrative support and coordination. You will act as the main point of contact with the IFS's internal and external contacts and stakeholders.

This position requires strong communication and organisational skills, as well as the ability to adapt in a constantly changing environment.

RESPONSIBILITIES

Under the supervision of the Deputy Heads, the Assistant will be entrusted with the following tasks:

1- Main responsibilities

• Act as key point of contact for internal and external stakeholders of IFS Secondary school

• Assist the Secondary school’s Principals in the management and administrative organization of the Secondary school. 

• Support the daily operations of the school:

• Work transversally with the various departments of the school to ensure smooth daily school operations

• Ensuring internal and external communication (parents, teachers, students) via various channels (memos, letters, emails, Pronote, Eduka, etc.).

• Coordinate and manage the secondary school’s calendar, schedule appointments and meetings.

• Organize and prepare for meetings, including booking rooms, preparing agendas, and taking minutes.

• Manage teacher absences and replacements, and update timetables using Index Education software (Pronote and EDT).

• Support the organization of school events, information meetings, school projects and trips.

• Participate in data collection and analysis, as well as database and archive management and updating.

• Any other task related to the day-to-day running of the Secondary School.

2- Tasks relating to examinations : DNB and IGCSE 

• Ensuring specific communication to families
• Provide assistance to the examinations department (implementation of mock and final examinations, data entry relating to continuous assessment and mock examinations, organisation of the graduation ceremony).
  

3- Responsibilities relating to student admissions and guidance : 

• Ensure compliance with admissions procedures and the organization of associated tests.

• Prepare and participate in admissions committees.

• Manage the follow-up of enrolment and orientation procedures (particularly at the end of 3rd and 2nd students).
  

SKILLS, EXPERIENCE AND TRAINING REQUIRED

• 2-year higher education diploma, Bachelor's or Master's degree in management, administration or secretarial work
  

• Significant experience in executive assistance: at least 3 years as an administrative assistant, secretary or executive assistant, in demanding work environments
  

• Strong written and oral communication skills, in French and English, to facilitate communication with French and English-speaking partners, families, teachers and other stakeholders.
  

• Excellent ability to manage multiple tasks and prioritize effectively, be proactive.
  

• Excellent organisational skills and rigour in managing priorities
  

• Discretion, confidentiality and ability to manage sensitive information
  

• Ability to work independently and proactively, while working closely with teaching and administrative teams
  

• Proficiency in office software (e.g., Microsoft Office Suite, Google Workspace) and familiarity with project management tools. 
  

• Proficiency in the daily use of new IT tools (EDT and Pronote Index Education).
  

• Ability to handle sensitive information confidentially, professionally, and act as a trusted advisor.
  

WORKING RELATIONS

- Deputy Heads

- Teachers

- School life

- Parents and students

- Support services

- External partners

REPORTING

Secondary School Deputy Heads

WORKING CONDITIONS

- Full-time position, 42 hours/week

- Remuneration based on experience and IFS salary scale

- 8 weeks annual leave during school holidays

If you are rigorous, organised, have excellent administrative and interpersonal skills, and are motivated by working in a dynamic school, we strongly encourage you to apply.