L’International French School est l’un des établissements majeurs du réseau de l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger.

Il accueille plus de 2 500 élèves issus de plus de 80 nationalités et s’appuie sur une équipe de plus de 350 collaborateurs engagés dans la réussite des élèves et le bon fonctionnement de l’institution.

Fort de près de soixante années d’expérience, l’IFS propose un environnement de travail structuré, exigeant et résolument tourné à l’international tout en respectant le cadre de l’homologation avec le Ministère français de l’Education nationale.

L’établissement conjugue excellence académique, innovation pédagogique et diversité culturelle; il offre des conditions d’exercice favorables : infrastructures modernes, outils numériques performants et une politique active de formation continue permettant un développement professionnel tout au long de la carrière. La diversité des profils et des parcours contribue à une dynamique collective riche, propice à la collaboration et au partage de pratiques.

Implantée à Singapour, cité-Etat reconnue pour sa qualité de vie, sa sécurité et son efficacité administrative, l’IFS bénéficie d’un environnement particulièrement attractif pour les personnels internationaux. Cette implantation facilite également les échanges régionaux et les coopérations avec d’autres établissements scolaires et partenaires éducatifs.

Dans ce contexte, le poste d’assistante du proviseur occupe une place stratégique au sein de l’organisation. Il s’inscrit au cœur du pilotage de l’établissement et implique une collaboration étroite avec l’équipe de direction, les services administratifs, les équipes pédagogiques ainsi que les partenaires institutionnels.Les missions requièrent notamment une capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement exigeant.

Ce poste constitue une opportunité de s’impliquer directement dans la gouvernance d’un établissement de référence et de contribuer, au quotidien, à la qualité du service éducatif offert aux élèves et à leurs familles.

MISSION

Le/L’ assistant(e) du Proviseur assure un rôle central de coordination administrative et institutionnelle. Il/Elle contribue à la fluidité du fonctionnement de la direction en garantissant une gestion rigoureuse des dossiers, une communication efficace avec les partenaires internes et externes, ainsi qu’un appui organisationnel aux instances de gouvernance de l’établissement

RESPONSABILITÉS

1. Appui au Proviseur et secrétariat

- Gestion de l’agenda du Proviseur

- Assistance administrative directe au Proviseur.

- Coordination et suivi de dossiers stratégiques.

- Interface entre l’établissement, l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger et le poste diplomatique (Ambassade de France).

- Réponse aux enquêtes de l’Ambassade.

- Traduction ou relecture en anglais des communications institutionnelles.

2. Interface avec l’AEFE et gestion des personnels détachés (en étroite collaboration avec les services RH de l’établissement)

- Accueil et suivi des personnels détachés avec missions d’encadrement et de formation

- Suivi de la carrière des personnels détachés.

- Tenue et mise à jour des dossiers administratifs.

- Inscription des nouveaux personnels sur les plateformes dédiées de l’AEFE.

- Gestion des détachements (première demande, renouvellement, suivi, déclarations).

- Suivi des absences, accidents du travail et obligations déclaratives.

- Organisation et transmission des rapports d’entretiens professionnels annuels.

- Remontée des heures supplémentaires et mise à jour des données RH pour le Plan Régional AEFE de Formation

- Gestion des postes de détachés (création, gel, suppression).

- Lancement des appels à candidature et suivi des recrutements (outil MAGE).

- Réponse aux enquêtes de l’AEFE (enquêtes rapide et lourde de rentrée, d'orientation, élèves à besoins éducatifs particuliers, enquête des loyers).

- Centralisation du travail concernant le dispositif quinquennal de renouvellement de l’homologation avec le Ministère français de l’Education nationale notamment dans le cadre du renouvellement de l’homologation.

- Contacts réguliers et permanents avec les services de l’AEFE.

- Assister les RH à la préparation des déclarations fiscales (IRAS, certificat de décharge fiscale)

3. Organisation des instances statutaires et de gouvernance

- Organisation et secrétariat du Conseil d’établissement ( réunions jusqu’à 6 par an). Organisation du vote électronique du conseil d’établissement, si nécessaire.

- Organisation des élections des représentants (personnels, parents) au Conseil d’établissement.

- Organisation et secrétariat de la Commission Consultative Paritaire Locale (CCPL, commission de recrutement des personnels détachés)

- Organisation des élections des représentants aux instances de l’AEFE.

- Organisation et suivi des instances suivantes :

- Comité d’éducation à la santé, à la citoyenneté et à l’environnement (CESCE)

- Cellule de formation continue

- Commission Hygiène, sécurité de la communauté scolaire et conditions de travail des personnels

- Commission éducative

- Conseil de discipline

4. Coordination interne et vie de l’établissement

- Organisation des réunions du groupe humanitaire et du comité des fêtes.

- Contribution aux initiatives favorisant la cohésion des équipes et la reconnaissance des personnels.

- Participation à l’organisation d’événements internes.

COMPÉTENCES, EXPÉRIENCE ET QUALITÉS REQUISES

- Formation supérieure (Bac+2/3 minimum) en secrétariat de direction, gestion ou équivalent.

- Expérience confirmée en secrétariat de direction, idéalement en environnement éducatif ou institutionnel. Une certaine connaissance du système éducatif français est souhaitable.

- Excellente maîtrise des outils bureautiques

- La connaissance d’outils de gestion scolaire (EDT, Pronote) constitue un atout.

- Très bonnes capacités organisationnelles et de gestion des priorités.

- Excellentes compétences relationnelles et sens du travail en équipe.

- Expérience dans la gestion de la relation avec des personnels éducatifs, des parents et des représentants d’autorités.

- Connaissance des institutions Singapouriennes et notamment du MO (Ministère de l’Education).

- Capacité à évoluer dans un environnement international et multiculturel.

- Maîtrise impérative du français et de l’anglais (oral et écrit).

- Devoirs de confidentialité et de réserve.

- Rigueur, fiabilité et sens du service.

- Esprit d’initiative et autonomie.

- Sens de la diplomatie et qualité de communication.

CONDITIONS DE TRAVAIL

- Poste à temps plein (42h/semaine)

- La rémunération est basée sur le diplôme, l'expérience et la grille de salaire de l’IFS.

VERSION ANGLAISE

The International French School is one of the flagship institutions within the network of the Agency for French Education Abroad (AEFE).

It welcomes more than 2,500 students from over 80 nationalities and relies on a team of over 350 staff members committed to student success and the smooth operation of the institution.

With nearly sixty years of experience, IFS offers a structured and demanding working environment, strongly internationally oriented, while fully complying with the accreditation framework of the French Ministry of National Education. The school combines academic excellence, pedagogical innovation, and cultural diversity. It provides favourable working conditions, including modern facilities, high-performing digital tools, and an active professional development policy that supports continuous career growth. The diversity of profiles and backgrounds contributes to a rich collective dynamic, fostering collaboration and the sharing of best practices.

Based in Singapore, a city-state renowned for its quality of life, safety, and administrative efficiency, IFS benefits from a highly attractive environment for international staff. This location also facilitates regional exchanges and cooperation with other schools and educational partners.

Within this context, the Principal’s Assistant plays a strategic role within the organisation. The position sits at the heart of the school’s governance and involves close collaboration with the leadership team, administrative departments, teaching staff, and institutional partners. The role requires, in particular, the ability to manage multiple priorities in a demanding environment.

This position represents an opportunity to be directly involved in the governance of a leading educational institution and to contribute daily to the quality of the educational service provided to students and their families.

MISSION

The Executive Assistant to the Principal plays a central role in administrative and institutional coordination. The position contributes to the smooth functioning of the leadership team by ensuring rigorous management of files, effective communication with internal and external stakeholders, and organisational support to the school’s governance bodies.

RESPONSIBILITIES

1. Executive Support to the Head of School

- Manage the principal’s schedule

- Provide direct administrative support

- Coordinate and follow up on strategic dossiers

- Act as an interface between the school, the AEFE (Agency for French Education Abroad), and the French Embassy

- Respond to Embassy surveys and requests

- Translate or proofread institutional communications in English

2. AEFE Liaison & Management of Seconded Staff (in close collaboration with HR)

- Support onboarding and follow-up of seconded staff with leadership and training responsibilities

- Monitor career progression of seconded staff

- Maintain and update administrative records

- Register new staff on AEFE platforms

- Manage secondment processes (initial applications, renewals, monitoring, declarations)

- Track absences, workplace accidents, and reporting obligations

- Organise and submit annual professional appraisal reports

- Consolidate overtime reporting and update HR data for the AEFE Regional Training Plan

- Manage seconded positions (creation, suspension, closure)

- Launch recruitment campaigns and follow up on applications (via MAGE or equivalent tools)

- Respond to AEFE surveys (start-of-year surveys, orientation, special educational needs, housing, etc.)

- Centralise documentation related to the five-year accreditation renewal process with the French Ministry of Education

- Maintain regular communication with AEFE services

- Support HR with the preparation of tax declarations (IRAS, tax clearance)

3. Governance & Statutory Bodies

- Organise and provide secretariat support for the School Council (up to 6 meetings per year), including electronic voting where required

- Organise elections of staff and parent representatives

- Organise and support the Local Joint Consultative Commission (CCPL – recruitment of seconded staff)

- Coordinate elections for AEFE governance bodies

- Organise and follow up on the following committees:

- Health, Citizenship and Environment Committee (CESCE)

- Continuous Training Committee

- Health & Safety and Working Conditions Committee

- Educational Committee

- Disciplinary Council

4. Internal Coordination & School Life

- Organise meetings for internal groups (e.g. humanitarian group, events committee)

- Contribute to initiatives promoting team cohesion and staff recognition

- Support the organisation of internal school events

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE & SKILLS

- Diploma (minimum Bac+2/3) in executive assistance, administration, management, or equivalent

- Proven experience in executive support, preferably in an educational or institutional environment

- Knowledge of the French education system is an advantage

- Strong proficiency in office tools

- Familiarity with school management systems (e.g. EDT, Pronote) is a plus

- Excellent organisational and prioritisation skills

- Strong interpersonal and teamwork abilities

- Experience interacting with educators, parents, and institutional stakeholders

- Knowledge of Singaporean institutions, in particular the MOE (Ministry of Education).

- Ability to work in an international and multicultural environment

- Fluency in French and English (written and spoken mandatory)

- Strong sense of confidentiality and discretion

- Rigour, reliability, and service orientation

- Initiative and autonomy

- Strong communication skills and diplomacy

WORKING CONDITIONS

- Full time position (42h/week)

- Remuneration will be based on company salary scale

Principal's Executive Assistant